در این نوشتار از سایت راسا قصد داریم شما را با نحوه مکاتبه و ایمیل زدن به اساتید جهت اپلای دانشگاه آشنا کنیم.
مقدمه
در صورتی که داوطلب ادامه تحصیل در خارج از کشور هستید باید در نظر داشته باشید که یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید جهت اپلای در دانشگاه مورد نظر، ایمیل زدن است. یک ایمیل خوب می‌تواند شانس شما را برای دریافت پذیرش از دانشگاه و حتی اخذ بورسیه بالا ببرد. آیا از اصول، قواعد و استانداردهای ایمیل زدن به اساتید باخبرید؟ اگر شما هم علاقه‌مند به تحصیل در خارج هستید، موسسه راسا به طور کامل در این پروسه شما را یاری خواهد کرد.
آشنایی با نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی
چندین راه وجود دارد که شما میتوانید به واسطه آنها با دانشگاه مورد نظر خود ارتباط برقرار کنید. طبق آمار و گزارشات ارسال ایمیل یکی از از پرکاربردترین روش‌های ارتباط با دانشگاه‌های خارجی در بین دانشجویان بین‌المللی و داوطلبان ادامه تحصیل در خارج ازکشور است. اما باید به این نکته نیز توجه کرد که همیشه ایمیل بهترین راه حل برای نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی نیست. شما باید به این نکته توجه کنید که آیا تنها یک یا چند سوال جزئی از دانشگاه دارید یا اینکه به دنبال پاسخ برای سوال‌های بیشتری هستید و با توجه به این امر نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی را انتخاب کنید. شما میتوانید به غیر از ارسال ایمیل از روش‌های دیگری مانند پیام گذاری در شبکه‌های اجتماعی تا ارسال نامه‌های چاپی برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده کنید.
جست و جو برای استاد
در ابتدا لازم است کشور و دانشگاه مورد نظر خود را از سایت و رنکینگ های معتبر موجود مانند
و … مشخص کنیم. بعد از آن معمولا با یک جست و جوی ساده در گوگل با کلید واژه های “اسم دانشگاه” و “زمینه مورد علاقه خود برای ادامه تحصیل” میتوانید اسم اساتید با Research Interests مشترک خود پیدا کنید. اگر با جستجوی ساده نتوانستید نتیجه دلخواه بگیرید مجبورید دنبال راه پیچیده تر باشید که شامل جست جو در سایت دانشگاه، پیدا کردن اساتید و زمینه های تحقیقاتی آنها در گروه یا دانشکده مورد نظر خواهد بود.
وب‌سایت‌هایی وجود دارد که پوزیشن‌های دانشگاهی را بر مبنای گرایش و زمینه و لوکیشن ذخیره دارند. سر زدن به این سایت‌های هم خالی از لطف نیست. 👇
mastersportal.com
ارسال ایمیل
باید به این نکته اشاره کرد که ارسال ایمیل سریع‌تر از نوشتن یک نامه روی برگه است. علاوه بر این، ارسال ایمیل یک روش رسمی‌تر در مقایسه با دیگر روش‌های مکاتبه با دانشگاه، مانند ارسال توییت، به شمار می‌آید. در برخی مواقع ممکن است دانشجویان از مدت زمان انتظار برای پاسخگویی ایمیل ناراضی باشند. با این وجود هنوز هم متداول‌ترین روش برای کسانی که به منظور ارسال درخواست پذیرش تحصیلی با دانشگاه وارد مکاتبه می‌شوند، ارسال ایمیل است.
بدنه اصلی ایمیل مکاتبه با استاد
قبل از هرچیز، چند باید و نباید را در تمامی مراحل مکاتبه با اساتید در نظر داشته باشید.
از اکانت آکادمیک (دانشگاهی) خود استفاده کنید
اساتید روزانه با تعداد زیادی ایمیل مواجه می شوند. شما با استفاده از حساب آکادمیک خود از اسپم شدن ایمیلتان جلوگیری می کنید. از طرفی ایمیل دانشگاهی شما حرفه ای تر به نظر می رسد. همچنین به خاطر مشخص بودن اسم شما استادتان متوجه خواهد بود چه کسی ایمیل ارسال کرده است.
از ایمیل ترکر (email tracker) در هنگام ارسال ایمیل مکاتبه استفاده نکنید
معمولا دانشجویان برای اینکه متوجه بشوند آیا استاد مدنظر آنها متن ایمیل آنان را مطالعه کرده است یا خیر، از ایمیل ترکرها استفاده می کنند. که ما توصیه میکنیم از این روش استفاده نکنید. زیرا اساتید معمولا متوجه خواهند شد و ممکن است بر نظرشان اثر منفی گذارد.
به تاریخ و ساعت ارسال ایمیل دقت کنید
معمولا به دلیل اینکه اساتید روزانه تعداد زیادی ایمیل از دانشجویان سراسر دنیا دریافت می کنند، اگر شما در زمان و یا تاریخ نامناسب (مانند تعطیلات یا ساعات غیرکاری در کشور استاد) ایمیل ارسال کنید، ایمیل شما در میان انبوه ایمیل های استاد گم خواهد شد و ممکن است اصلا ایمیل شما را باز نکند. پس به زمان ارسال ایمیل نیز دقت کنید.
لحن درست و آغازی مودبانه
اول اینکه لحن و جملات شما باید کاملا محترمانه و رسمی باشد. سعی کنید مقدمه ایمیل خود را با کلمات و جملات مودبانه شروع کنید. سعی کنید از عبارات مودبانه و رسمی مثل Dear Dr، Dear Prof، Respected Prof استفاده کنید.
به هیچ عنوان از عبارت Mr، Ms و … استفاده کنید. استفاده از کلماتی مثل روزبخیر، صبح بخیر و … نیز درست نیست.
رعایت نکات نگارشی، بخصوص علائم نگارشی در زبان انگلیسی بسیار مهم است و باید در متن ایمیل به استاد رعایت شود.
چاپلوسی ممنوع
دوم اینکه متن ایمیل در عین محترمانه بودن باید بدون تعارف و چاپلوسی تنظیم شده باشد. به طور کلی بسیاری ازتعارفات مرسوم در فرهنگ ما به شکلی عجیب برای افراد خارج از کشور تفسیر می شود، پس در انتقال پیام و منظورتان راحت باشید و درخواست خود را به صورت روشن مطرح کنید.
بیان توانایی‌هایتان
در اولین پاراگراف یک بیوگرافی از خودتان ارائه دهید و سعی کنید توانایی‌هایتان را به خوبی بیان کنید. دقت داشته باشید متن ایمیل های شما باید کوتاه و فقط دربردارنده ی نکات اصلی باشد. بخصوص در پاراگراف اول شما باید کاری کنید خواننده ترغیب به مطالعه ادامه ایمیل شود. و در نهایت باید بگوییم ایمیل های بلند معمولا تاثیرپذیری کمتری دارند.
دروغگویی ممنوع
تمامی مطالب عنوان شده توسط شما باید عین واقعیت و راست باشد. به شدت از عنوان هرگونه مطلب غیرواقع برای مکاتبه درهرمرحله پرهیز کنید.
به تحقیقات استاد اشاره کنید
در پاراگراف دوم باید دربازه تحقیقات استاد صحبت کنید. صحبت درباره این تحقیقات نشان میدهید شما آگاهانه و با دلایل منطقی یک استاد را انتخاب کرده‌اید. سعی کنید بین تحقیقات استاد موردنظر و توانایی‌ها، علاقه و تحقیقات خود ارتباطاتی را بیان کنید. این بخش بسیار مهم بوده و اثرگذاری بالایی دارد.
به چند استاد همزمان ایمیل نفرستید
یکی از مهمترین نکات اینکه به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده همزمان ایمیل نزنید. چنانچه از طریق صحبت یا جلسات کمیته پذیرش دانشگاه مشخص شود یک متقاضی با بیش از یک استاد در تماس و مکاتبه بوده، بدون هیچ اقدامی پرونده ی شما را کنار می گذراند. تنها زمانی مجاز به تماس با اساتید دیگر هستید که استاد موردنظر در جریان باشد یا از آن استاد بعد از مدتی پاسخی دریافت نکردید.
بدنه اصلی ایمیل مکاتبه
- معرفی نام و نام خانوادگی و سوابق دانشگاهی و کشور محل تحصیل خود.
- بیان گرایش مورد علاقه ی تحصیلی و تحقیقاتی خود.
- ذکر عنوان پایان نامه و تحقیقات مرتبط با گرایش مورد علاقه تان که انجام داده اید.
- دلیل علاقه به همکاری با تحقیقات استاد مورد نظر (صرفا بیان اینکه زمینه ی مورد علاقه و تحقیقاتی شما با استاد مشترک است در این مرحله کافی می باشد. حتما ذکر کنید که صفحه شخصی و تالیفات او را مورد بررسی قرار دادید).
- بیان درخواست خود مبنی بر در نظر گرفتن شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد.
- ارجاع به رزومه شما در پیوست ایمیل برای کسب آشنایی بیشتر.
نمونه ایمیل برای مکاتبه با اساتید خارجی
در این بخش یک نمونه ایمیل برای شما گذاشته شده است؛ دقت کنید که قرار نیست از این نمونه به عنوان یک الگو استفاده کنید! از آن برای نوشتن متن ایمیل خود الهام بگیرید ولی عیناً آن را کپی نکنید، چون شانس جلب توجه استاد را با نوشتن یک ایمیل خوب و واقعی، از دست میدهید.
Dear Dr. Smith,
I’m David Wu, a second-year biology major at UVa. In my introductory and upper-level coursework, I’ve developed a passion for science and am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate. An extensive research experience will greatly help me consolidate my future career choice.
I am personally greatly interested in the molecular biology of stem cells. Recently I read your 2022 paper on the role of microRNAs in the differentiation of muscle stem cells and became fascinated by your work. In particular, I found it amazing that microRNAs can alter the fate of a cell in such a profound way. If possible, I would love to start working on a long-term project in your lab beginning this summer.
Would you be available to meet sometime this week to discuss your research? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. My transcript and resume are attached in case you are interested. I look forward to hearing from you!
چه لینک‌ها و فایل‌هایی باید باید به ایمیل اضافه شود؟
- اولین و مهمترین فایل، فایل CV شماست.
- اگر مقاله چاپ‌شده‌ای دارید، میتوانید فایل آن و یا حتی لینک دانلود را قرار دهید. حتی پروژه‌های ناتمام هم می‌تواند موثر باشد؛ یک فایل خلاصه از آن قرار دهید.
- اگر سایتیشن و پابلیکیشن خوبی دارید، حتماً لینک گوگل اسکالر خود را قرار دهید.
- ترجمه مدارک و ترجمه CV خود را فراموش نکنید، آن را به مترجمان حرفه‌ای در موسسه راسا بسپارید تا از بی‌اشکال بودن آن خیالتان راحت باشد.
تلفن
برقراری تماس‌های تلفنی فوری‌ترین روش ارتباطی با دانشگاه به شمار می‌آید. به این ترتیب شما میتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخ سوال خود را با برقراری تماس تلفنی با دانشگاه به دست بیاورید. البته باید به این نکته نیز اشاره کرد که شما باید با مسئول مربوطه و فرد مناسب در دانشگاه تماس بگیرید و تماس خود را در ساعت اداری برقرار نمایید. هنگامی که از تماس تلفنی برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده می‌کنید به یاد داشته باشید که حتماً یک قلم و کاغذ آماده کنید تا اطلاعاتی را که به شما داده می‌شوند، یادداشت نمایید.
فرم تماس آنلاین
استفاده از فرم تماس آنلاین روشی مشابه با ارسال ایمیل است، با این تفاوت که فرم تماس آنلاین در وب‌سایت دانشگاه قرار داده شده و داوطلبان می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. شما میتوانید فرم تماس آنلاین را از وب‌سایت دانشگاه مورد نظر خود برداشته و تمام اطلاعات مربوط به خود را همراه با سوالی که دارید، در فرم وارد کنید. ممکن است زمان پاسخگویی به فرم تماس آنلاین کند باشد، اما حتماً در نهایت پاسخی دریافت خواهید کرد. در این روش اغلب یک ایمیل با این محتوا برای شما ارسال می‌گردد که تایید درخواست شما دریافت شده است. همچنین معمولاً در این ایمیل قید می‌شود که چه زمانی باید منتظر پاسخ باشید.
شبکه های اجتماعی
استفاده از شبکه‌ها و رسانه‌های اجتماعی مانند فیسبوک و توییتر به عنوان یک روش ارتباطی بین دانشجویان و نمایندگان دانشگاه‌های بین‌المللی به شمار می‌آید که در حال رشد سریع است و دسترسی متقابل دانشجویان و دانشگاه‌ها را به صورت سریع‌تر و آسان‌تر فراهم می‌کند. در برخی موارد دانشگاه‌ها برای بهبود این کانال‌های ارتباطی و اطمینان از در دسترس بودن در زمان کوتاه و سریع، سرمایه‌گذاری‌های کلانی را انجام می‌دهند. استفاده از رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی معمولاً سریع‌تر از سایر روش‌های ارتباطی با دانشگاه‌های بین‌المللی است. اما باید به این نکته نیز توجه کرد که مکاتبه با دانشگاه‌های بین‌المللی با استفاده از شبکه‌های اجتماعی ممکن است برای درخواست‌های رسمی یا سوالات مربوط به برنامه‌های تحصیلی خاص مناسب نباشد.
ارسال نامه
ارسال نامه دست نویس یا تایپ شده می‌تواند راه مناسبی برای اطمینان از دریافت پاسخ مورد نظر شما از دانشگاه مربوطه باشد. برای اینکه از این نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی استفاده کنید، باید اطمینان حاصل نمایید که نامه را به بخش یا فرد صحیح در دانشگاه ارسال می‌نمایید. نامه‌ها باید به صورت درخواست‌ها یا سوالات رسمی مربوط به اعضای خاص هیئت علمی، در مورد برنامه‌های تحقیقات تخصصی برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، و… باشند. معمولاً زمان پاسخ به نامه ممکن است بیش از یک هفته طول بکشد. اما اگر شما آدرس ایمیل و شماره تلفن را در نامه‌ی خود وارد کنید، ممکن است سریع‌تر از این مدت پاسخ خود را دریافت نمایید.
پاسخ اساتید به شما چه خواهد بود؟
🟢 قبول درخواست:
در ایمیلی که دریافت می‌کنید از شما می‌خواهد برای مصاحبه آماده شوید. این یعنی رزومه قابل قبولی داشته و توجه استاد را جلب کرده‌اید.
🔵 درخواست اطلاعات بیشتر:
ممکن است اطلاعات و یا مدارکی که ارائه کرده‌اید، کافی نباشد؛ دریافت این ایمیل نشانه خوبی است! این یعنی به اندازه‌ای رزومه شما برای او جذاب بوده که مایل به دریافت اطلاعات بیشتر و حتی همکاری با شماست.ممکن است استاد از شما بخواهد یک سوال را حل کنید و یا درباره موضوع خاصی، یک دست‌نوشته ارائه دهید. در این مواقع از استاد تشکر کرده و تلاش کنید که اطلاعاتی که از شما خواسته در اختیار او بگذارید.
🟡 پاسخ مبهم:
اگر ایمیلی که دریافت کرده‌اید پاسخ واضح و مشخصی نباشد، نمی‌توان درباره دریافت پذیرش چندان مطمئن بود.
🔴 رد درخواست:
معمولا به دو دلیل چنین ایمیلی دریافت می‌کنید: تکمیل ظرفیت و پر بودن تمام پوزیشن‌ها و یا عدم علاقه استاد به همکاری به شما. در این حالت برای همکاری با این استاد پافشاری نکنید و شانس خود را برای پوزیشن‌های دیگر با اساتید دیگر، امتحان کنید.
زمان مکاتبه موثر
یک مکاتبه موثر بین ۹ تا ۱۲ ماه قبل از شروع ترم موردنظر خود شروع کنید. برای مثال اگر می‌خواهید پاییز سال ۱۴۰۳ درس شما آغاز شود، باید از زمستان ۱۴۰۲ مکاتبات را آغاز کرده باشید.
آیا داشتن مدرک زبان در زمان مکاتبه با استاد اهمیت دارد؟
این سوال بسیاری از دانشجویان است. آیا قبل از دریافت مدرک زبان، مکاتبات را شروع کنم؟ یا بعد از دریافت آن اقدام کنم؟
پاسخ این سوال بستگی به چند مورد دارد، قرار است چه زمانی در آزمون شرکت کنید؟ اگر امتحان خود را در اواخر تابستان و یا اوایل پاییز میدهید، بهتر است بعد از داشتن نمرات خود، مکاتبه را شروع کنید. مخصوصا اگر نمره زبان خوبی خواهید داشت و تاثیر مثبتی در افزایش شانس شما در پذیرش دارد.
برخی از اشتباهات رایج در مکاتبه با اساتید
- استفاده از عناوینی مانند Mr. Mrs. یا Ms به جای .Dr در ایمیل (بعد از عنوان دکتر، باید نام خانوادگی استاد بیاید).
- تقاضای بورسیه یا کمک‌هزینه تحصیلی در ایمیل اول.
- استفاده از کلمات یا عبارت محاوره‌ای، مخفف و عامیانه در متن ایمیل.
- تعارف، تملق، چاپلوسی و یا اغراق در بیان واقعیت.
- ارسال همزمان ایمیل به دو استاد در یک دپارتمان.
سخن آخر
امیدوارم خواندن این مقاله به شما کمک کرده باشد. در فرایند اپلای روی کمک ما حساب کنید. ما در موسسه راسا از ترجمه مقاله و گزارش پارافریز گرفته تا استخراج مقاله و چاپ فوری مقاله علمی در ژورنال‌های بین‌المللی به شما کمک می کنیم! برای مشاوره با کارشناسان ما در راسا صحبت کنید.
دیدگاه‌ها (0)